Projekt-, Selbst- und Zeitmanagement
Neben Forschung und Lehre, Feldwissen im eigenen Fach sowie der Fähigkeit fachliche Netzwerke aufzubauen, gehören auch Managementkompetenzen zu den Erfolgsfaktoren akademischer Karrieren.
Im nachfolgenden Kurzinterview mit dem Deutschen Hochschulverband (DHV) habe ich Spezifika des Hochschulprojektmanagements sowie Herausforderungen der Projektarbeit im akademischen Kontext zusammengefasst.
Projektmanagement an der Hochschule
Tools und Techniken
In a nutshell: Praxisnahe Einführung in die Grundlagen und Techniken von Projektarbeit anhand eines realitätsnahen Projekt-Szenarios
Zielgruppen: Projektleiter*innen und Wissenschaftsmanager*innen, Angehörige der Hochschulverwaltung, Professor*innen, Postdocs, Promovierende
Dauer: i.d.R. 1,5 Tage (12 Stunden), ggf. auf 1 Tag kürzbar (8 Stunden)
Ihr Mehrwert: Sie beherrschen die für den Hochschulkontext relevantesten Techniken der Projektplanung und -durchführung und sind in der Lage einzuschätzen, welche Tools und Projektmanagement-Ansätze in Ihren eigenen Projekten sinnvoll einsetzbar sind.
Dieser Grundlagenworkshop bietet einen Überblick über die wichtigsten Instrumente der Projektplanung und -durchführung. Er vermittelt zentrale Techniken des Projektmanagements mit besonderem Augenmerk auf die Besonderheiten von Hochschulprojekten. Diese Techniken werden anhand eines realitätsnahen Szenarios veranschaulicht und eingeübt. Die Teilnehmenden lernen Projektideen als Ziel zu definieren, Projekte zu visualisieren und zu strukturieren sowie Projektphasen realistischer zu planen. Dabei reflektieren sie die Vor- und Nachteile von „klassischem“, agilem und hybridem Projektmanagement und erweitern ihren Werkzeugkoffer der Projektplanung um agile Methoden. Zudem lernen sie Software-Ressourcen kennen, um künftige Projekte in der Forschung oder im Wissenschaftsmanagement effektiv steuern zu können. Als Standortbestimmung bietet der Workshop die Gelegenheit, bereits vorhandene Kompetenzen der Projektplanung zu überprüfen und wirkungsvoll zu erweitern.
Der Kurs wird durch eine Q+A-Einheit komplettiert, in der die Teilnehmenden eigene Herausforderungen erörtern können und vom Erfahrungsaustausch mit ihren Peers und dem Trainer profitieren. Umfangreiche Handouts und die Bereitstellung ergänzender Online-Ressourcen erleichtern den Transfer des Gelernten in den Projektalltag.
Der Workshop ist als eigenständige Veranstaltung konzipiert und kann einzeln besucht werden, wird aber durch den Workshop Projektmanagement im Hochschulalltag – Führung und der „Faktor Mensch“ auf ideale Weise ergänzt und vertieft.
Inhalte:
- Besonderheiten und Erfolgsfaktoren von Hochschulprojekten
- Projektmanagement an der Hochschule: „klassisch“, agil oder hybrid?
- Projektphasen und -ziele
- Risiko- und Stakeholdermanagement
- Techniken der Projektvisualisierung (Project Canvas, Strukturpläne)
- Techniken systematischer Projektplanung und -durchführung (PSP, Gantt Chart, Kanban Board)
- Projektmanagement-Software
Projektmanagement an der Hochschule
Führung und der „Faktor Mensch“
In a nutshell: Hands-on-Workshop zu Führung und Teamarbeit in Projekten anhand eines realitätsnahen Projekt-Szenarios oder – ggf. – anhand eigener Projekte der Teilnehmenden
Zielgruppen: Projektleiter*innen und Wissenschaftsmanager*innen, Angehörige der Hochschulverwaltung, Professor*innen, Postdocs, Promovierende
Dauer: i.d.R. 2 Tage (16 Stunden), ggf. auf 1,5, zur Not auch auf 1 Tag kürzbar (8 Stunden)
Ihr Mehrwert: Sie lernen Grundlagen, Tools und neuere Ansätze der Führung, Teambildung und Teamentwicklung, die Sie unmittelbar in Ihre eigenen Projektarbeit integrieren können.
Dieser Workshop stellt den „Faktor Mensch“ in der Projektarbeit in den Mittelpunkt. Denn Studien zufolge hängt der Erfolg von Hochschulprojekten nur zu einem Drittel von Techniken und Tools ab, zu zwei Dritteln hingegen vom (klugen) Verhalten der Projektbeteiligten. Klare Projektziele, eine solide Projektplanung und der Einsatz von Projektmanagement-Tools sind mit anderen Worten zwar notwendige, aber noch keine hinreichenden Bedingungen für das Gelingen von Projekten. Hinzukommen müssen angemessene Methoden der Führung, Kommunikation und Motivation sowie sorgfältige Klärungen der Rollen, Verantwortlichkeiten und Prozesse im Projektteam.
Die Teilnehmenden erarbeiten anhand eines realitätsnahen Szenarios, wofür Projektleitung und Team im Detail jeweils verantwortlich sind und wie sie im Kick-Off-Meeting die Basis erfolgreicher Zusammenarbeit legen. Sie lernen agile Methoden für die Etablierung einer produktiven Feedback- und Meetingkultur zu nutzen und betrachten das Thema Führung mit Blick auf den Status der Projektbeteiligten. Dabei wird sowohl der laterale „Werkzeugkasten“ des Führens von Mitarbeitenden auf derselben Hierarchiestufe vorgestellt als auch psychologische Einflussstrategien vermittelt, die sich auch beim „Führen von unten“ im Umgang mit Statushöheren als wirkungsvoll erwiesen haben. Zudem wird der Umgang mit Krisen thematisiert und Grundlagen für die Bewältigung von Konflikten im Projekt gelegt.
Der Workshop ist als eigenständige Veranstaltung konzipiert und kann einzeln besucht werden, eignet sich aber insbesondere auch als Vertiefung des Workshops Projektmanagement im Hochschulalltag – Tools und Techniken.
Inhalte:
- Rollen und Verantwortlichkeiten von Projektleitung und Team
- Agile Prinzipien und Methoden
- Kommunikation und Motivation in der Projektarbeit
- Produktive Meetings (Kick-Off-Meeting, Kick-Out-Meeting und Retrospektiven)
- Führung im Projekt – top-down, lateral und bottom-up
- Umgang mit Projektkrisen und Grundlagen des Konfliktmanagements
- „Survival Kit“ Projektpraxis
Management von Drittmittelprojekten
In a nutshell: Praxisnahe Einführung in die Projektplanung sowie in das Berichtswesen und die Mittelverwaltung nach der Einwerbung
Zielgruppen: Projektleiter*innen und Wissenschaftsmanager*innen, Angehörige der Hochschulverwaltung, Professor*innen, Postdocs, Promovierende
Dauer: i.d.R. 1,5-2 Tage (12-16 Stunden), nach individueller Absprache ggf. auch kürzer
Ihr Mehrwert: Sie beherrschen die Grundlagen der Projektplanung und -durchführung als auch Prinzipien des Controlling, des Berichtswesens und der Drittmittelverwaltung anhand eines realitätsnahen Projekt-Szenarios oder – ggf. – auch anhand eigener Projekte
Das Gelingen von Drittmittelprojekten hängt wesentlich vom adäquaten Umgang mit den Anforderungen der Drittmittelgeber, vom Einsatz angemessener Management-Techniken sowie vom klugen Management des „Faktors Mensch“ ab. Erfolgsfaktoren sind die professionelle Verwaltung der Drittmittel, eine zielorientierte realistische Projektplanung und -durchführung sowie die Klärung von Projekt-Rollen, -Verantwortlichkeiten und -Prozessen.
Vor diesem Hintergrund vermittelt der Workshop Grundlagen des Hochschulprojektmanagements im Allgemeinen wie auch die rechtlichen und administrativen Spezifika von Drittmittelprojekten im Besonderen. Die Teilnehmenden erlernen personelle und finanzielle Bedarfe zu ermitteln, Drittmittel gemäß den Regularien ihrer Hochschule und der Förderorganisationen zu verwalten sowie über den Forschungsfortschritt und die Drittmittelverwendung zu berichten. Sie lernen im Projektverlauf Kurs zu halten und Herausforderungen wie Zeitverzögerung oder Personalwechsel zu meistern. Ferner erfahren sie, wie sie im Kick-Off-Meeting die Basis erfolgreicher Teamarbeit legen, den Motivationserhalt der Projektbeteiligten unterstützen können und was bei der Führung „nach unten“, „auf Augenhöhe“ und „nach oben“ zu beachten ist.
Interaktion und praktische Anwendung prägen den Workshop. So wechseln kurze Input-Phasen mit dem Erfahrungsaustausch im Plenum, Gruppenübungen zu einem realitätsnahen Drittmittelszenario sowie – ggf. – auch mit der Einzelarbeit an den Projekten der Teilnehmenden. Der finale Zuschnitt hängt dabei auch von deren konkretem Bedarf ab, der vorab ermittelt wird.
Ziel des Workshops ist es, auf Basis fundierten Wissens die Handlungskompetenz der Teilnehmenden in Drittmittelprojekten zu erhöhen. Neben der im Workshop genutzten Folien und Arbeitsblätter werden daher nach der Veranstaltung weitere Ressourcen für den Transfer des Erlernten auf die eigenen Drittmittelprojekte bereitgestellt. Dazu zählen Checklisten und good practice-Vorlagen ebenso wie der Zugang zu vom Trainer erstellten Online-Mindmaps zu allen Themen des Workshops. So erhalten die Teilnehmenden die Möglichkeit, auf effiziente Weise ihre Praxis in der Planung und Durchführung von Drittmittelprojekten zu überprüfen und wirkungsvolle neue Management- und Führungs-Instrumente in die Projektarbeit zu integrieren.
Inhalte:
- Erfolgsfaktoren von Drittmittelprojekten
- Projektziele und -phasen
- Rechtliche Grundlagen von Drittmittelprojekten
- Administrative Vorgaben der Hochschulen und Förderorganisationen
- Techniken systematischer Personal-, Zeit- und Kostenplanung
- Software-Unterstützung für die Planung und Verwaltung von Drittmittelprojekten
- Kick-Off-Meetings gestalten
- Kommunikation und Motivation im Projekt
- Führung „top-down“, „lateral“ und „bottom up“
Projektmanagement: klassisch, agil, hybrid
In a nutshell: Praxisnahe Einführung in die wichtigsten Projektmanagement-Schulen. Diese vermittelt Grundhaltung/Mindset, Terminologie und zentrale Techniken der Schulen und befähigt Teilnehmende situativ zu entscheiden, welchen Ansatz bzw. welche (hybriden) Ansätze sie für eigene Hochschulprojekte sinnvollerweise wählen sollten.
Zielgruppen: Projektleiter*innen und Wissenschaftsmanager*innen, Angehörige der Hochschulverwaltung, Professor*innen, Postdocs, Promovierende
Dauer: je nach Zielgruppe 1-2 Tage
Ihr Mehrwert: Sie lernen zentrale Ansätze des Projektmanagement einschließlich zentraler Terminologien, Techniken und Tools kennen (etwa PSP, Gantt Chart, Kanban Board, Retrospektiven etc.). Wichtiger noch: Sie sind nach dem Workshop in der Lage, die für sie passende Methodik zu wählen – sei dies nun für ein überschaubares Projekt wie einen Re-Akkreditierungsantrag oder aber für ein Hochrisiko-Projekt wie in der Grundlagenforschung.
Das Gelingen von Projekten hängt wesentlich vom Einsatz angemessener Projektmanagement-Techniken wie auch von einem klugen Management des „Faktors Mensch“ ab. Erfolgsfaktoren sind eine klare Zielsetzung und Kommunikation, eine realistische Projektplanung, die Klärung von Rollen, Verantwortlichkeiten und Prozessen im Projekt sowie ein Team, das sich mit den Projektzielen identifiziert.
In diesem Grundlagen-Workshop werden die wichtigsten Instrumente des Projektmanagements im Überblick dargestellt und anhand eines praxisnahen Szenarios eingeübt. Die Teilnehmenden lernen, wofür Sie als Projektleiter*in oder -mitarbeiter*in verantwortlich sind und welche Fähigkeiten sie bei Vorbereitung, Durchführung und Abschluss von Projekten brauchen. Sie erfahren, wie sie im Kick-Off-Meeting die Basis einer erfolgreichen Teamarbeit legen und wie sie im Projektverlauf Risiken und Krisen managen können. Sie lernen die Vor- und Nachteile von „klassischem“, agilem und hybridem Projektmanagement kennen und reflektieren, ob und wie sich diese Ansätze sinnvoll in ihrem eigenen Projektumfeld einsetzen lassen. Im Workshop erhalten sie so die Möglichkeit, auf effiziente Weise ihre Praxis in der Planung und Durchführung von Projekten zu überprüfen und wirkungsvolle Werkzeuge in Ihre Projektarbeit zu integrieren.
Inhalte:
- Erfolgsfaktoren in Projekten
- Verantwortlichkeiten von Projektleitung und Team
- Projektphasen und -ziele
- Techniken systematischer Projektplanung
- Risikomanagement und Controlling
- Information und Kommunikation im Projekt
- „Klassisches“, agiles und hybrides Projektmanagement
Internationale Projekte managen
In a nutshell: Einführung in die Besonderheiten sowie Chancen und Risiken internationer Projekte anhand eines realitätsnahen Szenarios.
Zielgruppen: Projektleiter*innen und Wissenschaftsmanager*innen, Angehörige der Hochschulverwaltung, Professor*innen, Postdocs, ggf. auch Promovierende
Dauer: i.d.R. 1 Tag (8 Stunden), nach individueller Absprache auch länger
Ihr Mehrwert: Sie gewinnen Sicherheit in internationalen und interkulturellen Projekten, indem Sie sowohl die Grundlagen der Projektplanung und durchführung kennen- als auch die Spezifika, Chancen und Risiken einzuschätzen lernen.
Zu den Stolpersteinen interkultureller, oftmals virtueller Zusammenarbeit, gehören neben sprachlichen oder räumlichen Hürden häufig auch unterschiedliche akademische Traditionen, Qualitätsverständnisse, Methodenpräferenzen oder Formen mündlicher oder schriftlicher Darstellung. Wer internationale Projekte und Kooperationen erfolgreich durchführen will, braucht daher neben Managementfähigkeiten auch interkulturelle Kompetenzen sowie vor allem auch ein Bewusstsein für die Kultur und Wissenschaftskultur der beteiligten Partner. Da in den seltensten Fällen davon auszugehen ist, dass die Projektpartner genau so arbeiten, wie „wir die Dinge hier so machen“ (John Mole), sollte die internationale Projektarbeit frühzeitig abgestimmt und kultursensibel vorbereitet werden, um im Idealfall das Wir-Gefühl eines transnationalen Teams erleben zu können. Wer hingegen das Festlegen gemeinsamer Projektziele, Methoden und ways of working dem Zufall überlässt, erlebt mit hoher Wahrscheinlichkeit Verzögerungen oder gar das Scheitern internationaler Projekte.
Der Workshop führt in die internationale Projektarbeit im Wissenschaftskontext ein – mit besonderem Fokus auf den Einfluss kultureller Unterschiede und den daraus resultierenden Herausforderungen. Anhand eines realitätsnahen Projektszenarios (oder anhand der Projekte der Teilnehmenden) wird praxisnah erarbeitet, worauf bei der Konzeption, Planung und Durchführung internationaler Projekte und Kooperationen zu achten ist. Die Teilnehmenden erfahren, wie sich Kulturunterschiede auf das Projektmanagement auswirken können und lernen, wie sie sich Kenntnisse über die Kultur der Projektpartner aneignen können.
Sie lernen die Risiken internationaler Projekte besser einzuschätzen und machen sich mit Methoden vertraut, um auch auf Distanz Vertrauen aufzubauen, die Identifikation mit dem Projekt zu steigern und etwaige Probleme im Projekt gesichtswahrend zu lösen. Kurze Inputs werden durch Übungen, Checklisten und konkrete Handlungsempfehlungen flankiert, so dass der Transfer in die eigene Projektpraxis sichergestellt werden kann.
Inhalte:
- Spezifika und Erfolgsfaktoren internationaler Projekte
- Interkulturelle Stolpersteine in internationalen Projekten
- Wissenschaftskulturen und ihr Einfluss auf die Projektarbeit
- Projektmanagement-Techniken für die internationale Projektarbeit
- Risikomanagement für internationale Projekte
- Kommunikation in internationalen Projekten – face to face und virtuell
- Projektkrisen und Konflikte gesichtswahrend lösen
Projekt- und Zeitmanagement
für Promovierende
In a nutshell: Anwendung relevanter Techniken des Projekt- und Zeitmanagement auf das Dissertationsprojekt
Zielgruppen: Promovierende aller Fachrichtungen
Dauer: i.d.R. 1,5 Tage (12 Stunden)
Ihr Mehrwert: Sie verlieren Ängste vor der Überforderung durch eine Dissertation, indem Sie Ihre Doktorarbeit technisch betrachten und als machbares Projekt planen und durchführen.
Der hands-on-Workshop vermittelt zentrale Techniken des Projekt- und Zeitmanagement und wendet diese auf die Doktorarbeit an. Die Teilnehmenden lernen ihr Dissertationsprojekt zu strukturieren, SMARTE Ziele zu setzen und “rollend” zu planen – vom Übersichtsplan bis hin zu Wochen- und Tagesplänen.
Vom Projektstrukturplan ausgehend planen die Teilnehmenden überschaubare Etappen und erarbeiten eine individuelle Roadmap der nächsten 3-6 Monate. Sie erlernen dabei Methoden, um das eigene Arbeitspensum realistisch einzuschätzen, den Alltag zu organisieren und nützliche Routinen zu etablieren. Hierbei berücksichtigen Sie ihren persönlichen Zeitmanagement-Typus und Arbeitsstil und setzen “Innere Antreiber” produktiv ein. Zudem kalkulieren Sie ihre Projektrisiken und erarbeiten Strategien, um das Betreuungsverhältnis erfolgreich zu gestalten.
Abgerundet wird der Kurs durch einen “Notfallkoffer”. Im Austausch mit Peers und Trainer erarbeiten die Teilnehmenden individuelle Strategien für den Umgang mit Motivationsverlusten und anderen Rückschlägen einer Doktorarbeit.
Inhalte:
- Erfolgsfaktoren für Forschungsprojekte
- Ziele setzen und realistische Aufgaben ableiten
- Planung der nächsten 3-6 Monate Ihres Promotionsprojekts
- Prioritäten setzen, Zeit und Arbeitspensum einteilen
- Das Betreuungsverhältnis managen
- Ihr Arbeitsstil und Zeitmanagement-Typ
- Umgang mit Projektrisiken und -krisen
- Transferanregungen
Selbst- und Zeitmanagement
In a nutshell: Vermittlung bewährter wie neuer Tools des Zeitmanagements und Reflexion des eigenen Umgangs mit der Zeit – und mit sich selbst.
Zielgruppen: Projektleiter*innen und Wissenschaftsmanager*innen, Angehörige der Hochschulverwaltung, Professor*innen, Postdocs, Promovierende
Dauer: i.d.R. 1 Tag (8 Stunden)
Ihr Mehrwert: Sie bekommen schnell umsetzbare Zeitmanagement-Tools an die Hand und erhalten andererseits Anstöße, um unter Berücksichtigung der eigenen Bedürfnisse und des eigenen Arbeitsstils das persönliche Selbstmanagement zu überprüfen.
Permanenter Zeitdruck, Mehrfachbelastungen sowie das Gefühl „nie fertig zu werden“, stellen Fach- wie Führungskräfte immer öfter vor Herausforderungen – mitunter auch krank machende. Vor diesem Hintergrund vermittelt der Workshop wirksame Techniken zur Steigerung der eigenen Produktivität und bietet andererseits die Möglichkeit zu einer kritischen Bestandsaufnahme fremder und eigener Ansprüche. Die Teilnehmenden identifizieren selbst- und fremdverursachte „Zeitfresser“ ebenso wie strukturell bedingte Arbeitsbelastungen. Sie lernen Ziele, Prioritäten und Grenzen klarer zu definieren und ihren individuellen Arbeitsstil selbstwirksam einzusetzen. Sie lernen mit den eigenen Ressourcen hauszuhalten und erarbeiten Sofortmaßnahmen zum Erhalt ihrer Motivation und Arbeitsfähigkeit.
Der Workshop findet eine Balance zwischen der Vermittlung leicht umsetzbarer Zeitmanagement-Techniken und der reflexiven Auseinandersetzung mit dem eigenen Selbstmanagement. Hierbei profitieren die Teilnehmenden im besonderen Maße vom Austausch mit ihren Kolleg*innen und dem Trainer.
Die Transferunterlagen wie auch der exklusive Zugang zu einer Mindmap mit Zusammenstellungen der wichtigsten Tools, Arbeitsvorlagen und Links zu weiteren Ressourcen, ermöglichen einen niedrigschwelligen Transfer des Gelernten in den eigenen Arbeitsalltag.
Inhalte:
- Analyse der eigenen Zeitverwendung
- Methoden der Ziel- und Prioritätensetzung
- Umgang mit Zeitfressern und Mehrfachbelastungen
- Identifikation des eigenen Arbeitsstils und Zeitmanagementtypus
- „Innere Antreiber“ und Grundlagen der Stressbewältigung
- Herausforderungen des Arbeitsalltags (z.B. Aufschieben, Delegieren, „Nein“ sagen, permanente Erreichbarkeit, Motivationsverluste u.a.m)